Tpf heeft de privacy van alle gebruikers van zijn website vastgelegd in een privacyverklaring. Gegevens die u aan Tpf geeft, behandelen we zorgvuldig en vertrouwelijk.

Verantwoordelijke

Stichting Telegraafpensioenfonds 1959 (Tpf) is de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat Tpf beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dit gebeurt en op welke manier. Tpf is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke, rechtmatige en transparante wijze worden verwerkt. Tpf verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4 sub 1 van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen geven.

Privacy beleid

Op het moment dat u de website van Tpf bezoekt, kan het zijn dat u persoonlijke informatie achterlaat. Als uw pensioenregeling al bij Tpf is ondergebracht, dan zijn wij al in het bezit van gegevens van u. Bij de uitvoering van zijn bedrijfsactiviteiten ontvangt Tpf via deze website, of via adviseurs, werkgevers of rechtstreeks van u uw persoonsgegevens. De bescherming van uw persoonsgegevens en de zorgvuldige behandeling daarvan is voor Tpf zeer belangrijk. In deze privacyverklaring kunt u lezen hoe uw gegevens door Tpf zorgvuldig worden behandeld, beveiligd en verwerkt.

Ons privacy beleid

Persoonsgegevens worden voor nauwkeurig bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld. Als wij persoonsgegevens (laten) verwerken, zal dat gebeuren in overeenstemming met de AVG. Voor de inhoudelijke bepalingen verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Tpf verwerkt niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is. Dit betekent dat de persoonsgegevens die worden verwerkt toereikend moeten zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Tpf stelt deze persoonsgegevens slechts beschikbaar aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Tpf stelt in principe niet aan derden persoonsgegevens ter beschikking.

Uw privacy – waarom vragen wij u om je gegevens?

De gegevensverwerking valt binnen de statutaire doelstelling van Tpf en binnen de wettelijke verplichting tot uitvoering van de overeenkomst met de werkgever. Tpf gebruikt hiervoor uw persoonsgegevens. Concreet zijn deze gegevens onder meer nodig voor:

  • het beoordelen van het acceptatieproces;
  • het bijhouden van de pensioenadministratie;
  • het verstrekken van uitkeringen.

Ook geven we u belangrijke informatie over het waarborgen van de veiligheid en integriteit van Tpf. Zoals het onderkennen, voorkomen, onderzoeken of bestrijden van strafbare of laakbare gedragingen gericht tegen Tpf, de betrokkenen en medewerkers

Wanneer mag Tpf persoonsgegevens verwerken?

Tpf mag niet zo maar gegevens verwerken. Hiervoor moet altijd een ‘duidelijke basis’ zijn ofwel een rechtmatige grondslag. Dit betekent dat ten minste één van de onderstaande grondslagen aanwezig moet zijn. Als dit niet het geval is, mag Tpf geen persoonsgegevens verwerken. Deze grondslagen zijn als volgt:

  • u heeft Tpf toestemming gegeven uw gegevens te gebruiken voor één of meer overeengekomen specifieke doeleinden;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en de werkgever, zoals de pensioenovereenkomst.
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Tpf of van een derde partij;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Tpf rust;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om uw vitale belangen te beschermen;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang die aan Tpf is opgedragen.

Waar komen uw persoonsgegevens vandaan?

De persoonsgegevens die Tpf verwerkt, worden in de meeste gevallen ontvangen van:

  • de werkgever;

en incidenteel van:

  • de persoon van wie de gegevens worden verwerkt;
  • de Basisregistratie Personen (BRP);
  • De belastingdienst;
  • andere pensioenuitvoerders;
  • andere natuurlijke personen, instellingen en organisaties, die door u zijn gemachtigd tot het verstrekken van persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens zijn goed beveiligd

Bescherming van uw privacy is belangrijk, voor uw én voor ons. Wij gaan altijd zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Tpf en zijn medewerkers zijn op grond van de AVG verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beveiligen. Alleen medewerkers die uw persoonsgegevens vanuit hun functie mogen bewerken of kunnen inzien, hebben toegang tot uw gegevens. Alle medewerkers binnen het bestuursbureau van Tpf hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Daarnaast is geheimhouding een onderdeel van de Gedragscode van Tpf, waardoor onder andere ook leden van het bestuur van Tpf geheimhouding verplicht zijn. De medewerkers mogen alleen persoonsgegevens doorgeven als er een wettelijke verplichting is, u hun daarom verzoekt of als dit noodzakelijk is uit hoofde van hun taak. Daarnaast hebben we onze systemen en programma’s goed beveiligd. Controles hierop worden op regelmatige basis uitgevoerd, beoordeeld en geëvalueerd in het kader van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking.

Tpf heeft maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen. Zo zorgt Tpf voor pseudonimisering van persoonsgegevens en garandeert het op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten. Deze beveiligingsmaatregelen zijn onder meer gericht tegen ongeautoriseerde toegang, (opzettelijke) vernietiging, vervalsing of ongewenste verspreiding, dan wel tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarnaast zijn de nodige maatregelen genomen die ervoor zorgen dat bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig wordt hersteld. Verder hebben wij maatregelen genomen waarmee u onze website veilig kunt bezoeken en gebruiken. Met al deze maatregelen voorkomen we misbruik van gegevens.

Hoelang bewaart Tpf uw persoonsgegevens?

Op grond van de AVG mogen persoonsgegevens door Tpf niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is, met in achtneming van wettelijke bewaartermijnen. Hoelang Tpf persoonsgegevens mag bewaren, hangt dus af van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en verder verwerkt. Dit kan per situatie verschillen: er is niet een vaste bewaartermijn. In de regel hanteert Tpf een bewaartermijn van zeven jaar vanaf beëindiging van het pensioencontract. Als de gegevens voor het oorspronkelijke doel niet meer hoeven te worden bewaard, worden zij volledig verwijderd. Tpf mag persoonsgegevens wel langer bewaren dan bepaald, indien deze voor historische, statistische, wetenschappelijke doeleinden of marketingdoeleinden anoniem worden bewaard. Tpf treft de nodige voorzieningen om ervoor te zorgen dat de deze gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden gebruikt overeenkomstig de wettelijke eisen.

Gebruik van de Tpf website

Wij hebben passende maatregelen genomen om uw bezoek aan en het gebruik van onze website te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Tpf is uitsluitend geïnteresseerd in de gegevens die iets zeggen over het succes van onze website of om inzicht te verkrijgen in de effectiviteit van onze marketingactiviteiten. Daarom meten wij alleen bezoekersaantallen, klikgedrag en de best bezochte pagina’s. Tpf maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en dat uw browser op de harde schrijf van uw computer opslaat.

Wanneer schakelt Tpf een verwerker in?

Tpf heeft de pensioenadministratie uitbesteed aan het bestuursbureau. Het bestuursbureau verwerkt uitsluitend op instructies van Tpf persoonsgegevens van (gewezen) deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden. Het bestuursbureau is een zogenoemde ‘verwerker’ in de zin van de AVG. Voorwaarde van het uitbesteden aan een verwerker is dat de belangen van de betrokkenen hiermee niet worden geschaad.

Indien gebruik wordt gemaakt van de diensten van een verwerker, dan zal met deze verwerker een overeenkomst worden gesloten. Hierin wordt schriftelijk of in een andere, gelijkwaardige vorm vastgelegd onder meer welke technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging worden genomen, het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen. Tpf gaat alleen met die verwerkers een overeenkomst aan die afdoende garanties bieden voor het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen. Alleen zo kan Tpf voldoen aan de AVG en is de bescherming van de rechten van de betrokkene gewaarborgd.

Mag Tpf gegevens verstrekken aan derden?

Het verstrekken van persoonsgegevens door middel van een doorzending aan derden is een vorm van verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG. Voor verwerking van persoonsgegevens moet een rechtmatigheidsgrond, zoals eerder genoemd in deze Privacy verklaring, aanwezig zijn. Tpf wisselt, ten behoeve van de doeleinden van verwerking, persoonsgegevens uit binnen de bevoegde entiteiten van zijn uitbestedingspartijen en aangesloten werkgevers. Zoals hierboven aangegeven behoudt Tpf zich daarnaast het recht voor om voor de uitvoering van verwerking gebruik te maken van ingeschakelde verwerkers en in uitzonderlijke gevallen verstrekking aan derden. Tpf verstrekt alleen persoonsgegevens aan derden als:

  • u  hiermee schriftelijk hebt ingestemd; of
  • als er een wettelijke grondslag is; of
  • er sprake is van een verwerker in de zin van de AVG en gemachtigd is op basis van een verwerkersovereenkomst persoonsgegevens te verwerken.

In geval van verstrekking aan derden van uw persoonsgegevens stelt Tpf u op de hoogte. Dit kan betekenen dat persoonsgegevens aan landen worden doorgegeven die zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER wordt door Tpf alleen uitgevoerd als dit volledig in overeenstemming is met de AVG en er toestemming is van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer mag Tpf om dringende redenen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken? Uw persoonsgegevens kunnen in bijzondere omstandigheden aan derden worden verstrekt als hiervoor een dringende reden bestaat. Deze reden dient zwaarder te wegen dan de rechten en vrijheden van uzelf, een en ander in het kader van:

  • het voorkomen, opsporen, onderzoeken en vervolgen (waaronder de samenwerking met (toezichthoudende) autoriteiten) van overtreding van wetgeving, regelgeving of bedrijfsregels van Tpf;
  • het beschermen en verdedigen van de rechten, veiligheid en vrijheden van Tpf, medewerkers of andere personen (waaronder de betrokkene of een derde).

Welke rechten heeft u als betrokkene?

U heeft het recht te weten welke persoonsgegevens van u worden verwerkt door Tpf. Ook heeft u  het recht om te weten waar de persoonsgegevens vandaan komen en aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens in een leesbare vorm over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. En heeft u hrt recht op beperking van verwerking in geval uw persoonsgegevens niet juist zijn of de verwerking onrechtmatig is. In dit kader heeft u ook het recht op wissing van persoonsgegevens als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden van verwerking en deze onrechtmatig zijn verwerkt.

Inzage in uw gegevens

Wij helpen u graag zo goed mogelijk. Het is daarbij belangrijk om de juiste informatie te hebben. Uw gegevens houden wij daarom graag actueel. Wilt u weten of alle gegevens die wij van u hebben juist zijn? Stuurt u dan een verzoek naar onderstaand adres met een kopie van uw identiteitsbewijs. Bijvoorbeeld een (geldig) paspoort. U krijgt dan zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken een overzicht van uw gegevens. Het overzicht omvat in een eenvoudig toegankelijk en begrijpelijke vorm:

  • een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking;
  • de categorieën van persoonsgegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de persoonsgegevens;
  • indien mogelijk de bewaartermijn van de persoonsgegevens;
  • vermelding van aanvullende rechten. Hieronder wordt verstaan het recht op wissing, rectificatie, beperking van verwerking, alsook het recht op bezwaar;
  • vermelding van het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • alle beschikbare informatie over de bron van de gegevens die niet door u zijn verstrekt.

Staan er onjuiste gegevens op het overzicht? Laat u het ons weten. Wij passen de gegevens indien nodig aan, schermen ze af of verwijderen de gegevens als deze voor een onjuist doel worden verwerkt. Binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek beoordeelt Tpf of de verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming of het verzet gerechtvaardigd is. Tpf kan weigeren aan uw verzoek te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met zwaarder wegende belangen van anderen dan van u, of indien de mededeling gegevens bevat die een derde betreffen.

Indien er een verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming of verzet gerechtvaardigd is, dan zorgt Tpf ervoor dat, indien relevant, de beslissing ook ter kennis komt van eventuele derden aan wie Tpf, voor zover bekend, onjuiste of onvolledig gegevens heeft verstrekt. U kunt uw schriftelijke verzoek richten aan:

Tpf

t.a.v. Compliance Officer

Basisweg 30, 1043 AP Amsterdam

U bent verplicht om u te identificeren via gegevens die kunnen bijdragen aan het vaststellen van uw identiteit.

Geschillen- en klachtenregeling Tpf

Wij verwijzen u graag naar het reglement van de Geschillen- en klachtencommissie van Tpf op de website van Tpf als er een geschil ontstaat tussen u en Tpf over de verwerking van persoonsgegevens of als u een klacht hebt. Kijkt hiervoor op www.tpf.nl.

Indien u vindt dat Tpf in strijd handelt met de AVG, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, Juliana van Stolberglaan 4-10, 2595 CL Den Haag. Of telefonisch 0900-2001 201 (vijf cent per minuut, plus de kosten voor het gebruik van de mobiele of vaste telefoon). Dit spreekuur is bereikbaar op werkdagen, met uitzondering van woensdag, van 10.00 tot 12.00 uur.

Wijzigingen

De tekst van deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast gelet op nieuwe ontwikkelingen, nieuwe producten en diensten en/of wet- en regelgeving. Op onze dienstverlening is steeds de meest recente tekst van de privacyverklaring van toepassing.

Inwerkingtreding

Dit reglement is in werking getreden op 22 september 2017.

Contact opnemen met Tpf